文書保管の大切な考え方

文書保管の大切な考え方

オフィスの取り扱う書類というのは重要書類が非常に多い。

その種類も、契約書から議事録から履歴書まで様々である。

機密事項や個人情報といったものを管理しなければいけないので細心の注意を払わなければならない。

文書保管の大切な考え方として、作成の段階から保管・保存のことをしっかりと考えていないと管理するのが大変なことになってくる。

ましてや大事な顧客情報などを外部に漏らしてしまうようなことに繋がっては信頼も失うし、会社の存続も脅かしてしまいかねないのだ。

書類の中でも、取り扱う部署が決まっているようなものに関しては、ある程度のフォーマットが定まっている場合が多いので、効率よく管理しやすいのではないだろうか。

ポイントとなってくるのが、作成者によってフォーマットが異なるような書類の管理だ。

重要性・機密性などの分類の大切さに加え、タイトルを統一させるなどのルールの一本化というのも、社員への意識付けも必須である。

文書保管は企業の大事な骨幹に位置するものである。

文書保管に伴う書類の属性

会社が取り扱う書類というのは、保管が必要な「重要書類や機密書類」というものと、すぐに破棄が可能な「一般書類」とに分類される。

書類の種類によって保管方法や廃棄方法も異なってくるので注意したいところである。

まずは、一般書類か重要書類なのかを判断しておくというのが重要だ。

文書保管が必要な書類というのは、会社の判断に委ねられているという点があり、重要と判断されたものは全てが保管必要な重要書類ということになる。

他に法律で保管が義務づけられている書類もある。

会社内での打ち合わせ等のメモ書き程度でも機密情報として社外には出してはいけないのが当たり前なのである。

なので、保管するか廃棄するかがその書類たちの行き着く先なのだが、外部の文書保管サービスを利用すれば、
保管から溶解処理での廃棄までをやってくれるのだが、管理する側はあくまで会社であり、保存期間などを決めそれを過ぎれば即時廃棄していかなければ書類の山となってしまうし、
外部のサービスを有効的に活用しなければ経費が掛かるだけになってしまう。

適切なルール作りが必要だろう。

機密文書保管のノウハウ

会社にとって特に秘密保持が必要な文書をまとめた機密書類は、絶対に社外に漏洩することは許されないものである。

機密書類は、経営上きわめて重要な「極秘文書」。

会社の戦略や営業や技術などの「非文書」。

調査資料などの「社外秘文書」の3つに分けられる。

しかし、重要文書のなかでも、有価証券報告書のように外部に公開するためのものもあり、機密書類か非機密書類かどうかで分類し、
保管書類と非保管書類なのかで文書保管期限を設けて、廃棄することも必要となってくる。

契約書のような長期保管が必要で機密性の高い書類、有価証券報告書のような長期保管が必要で非機密な書類、プロジェクト会議の資料など短期的な保管が必要で機密性の高い書類、
その他の短期的な保管が必要で非機密な書類といった4つのカテゴリーに分けて文書保管すれば管理もスムーズにいくだろう。

文書保管のサービス

書類を保管してくれ、溶解処理サービスまでしてくれるサイトがあり、会社にとってはとても便利である。

山積みになった書類の整理にひとやくかってくれることは間違いない。